Tài liệu nên bảo quản như thế nào khi chuyển văn phòng?

Doanh nghiệp nào cũng cần lưu trữ một khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ quan trọng liên quan đến công việc. Và khi chuyển văn phòng, việc bảo quản, đóng gói hồ sơ cũng là một vấn đề khá đau đầu vì nếu không cẩn thận sẽ bị nhầm lẫn hay mất mát, thất lạc, ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Công ty bạn sắp chuyển văn phòng, bạn đã biết bảo quản tài liệu thế nào cho khoa học, an toàn chưa? Sau đây, Dịch vụ chuyển văn  phòng Kiến Vàng sẽ chia sẽ một số kinh nghiệm hữu ích dành cho bạn.

Phân loại hồ sơ trước khi đóng gói vận chuyển

Công ty bạn lưu trữ rất nhiều hồ sơ liên quan đến công việc, việc làm ăn như hồ sơ nhân viên, các bản hợp đồng quan trọng, tài liệu, chứng từ, thông tin khách hàng… Hãy phân loại chúng theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ, không nên dồn tất cả tài liều, hồ sơ vào nhau, sẽ làm bạn khó khăn khi tìm kiếm, sắp xếp lại ở văn phòng mới.

Những hồ sơ lưu trữ lâu năm, ít quan trọng, ít khi dùng nên sắp xếp riêng. Những hồ sơ dùng nhiều và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty nên xếp chúng lại một bên và ghi chú cẩn thận. Tài liệu chung của công ty, tài liệu liên quan đến khách hàng, đối tác, các hợp đồng phải phân loại riêng và note lại. Nhờ đó bạn kiểm soát được hồ sơ của công ty trong quá trình chuyển văn phòng và kiểm kê, tránh mất mát hay bỏ hồ sơ ở lại.

Đóng gói hồ sơ như thế nào cho đảm bảo an toàn

Sau khi hồ sơ, tài liệu, giấy tờ được phân loại rõ ràng, bắt đầu đóng gói hồ sơ thật cẩn thận. Vì hồ sơ mang tính chất quan trọng nên bạn dùng nilon bao bọc bên ngoài để tránh bị thấm nước. Sau đó chọn thùng carton phù hợp với kích thước của hồ sơ. Tài liệu rồi cho vào thùng, dùng băng keo dán kín thùng lại.

Không nên chọn thùng carton quá nhỏ để đóng gói vì có thể sẽ làm tài liệu, giấy tờ bị nhàu nát sau khi chuyển đến văn phòng mới. Cũng không nên dùng thùng cỡ to rồi nhét tất cả vào để tiết kiệm công đóng gói sẽ khiến hồ sơ bị lộn xộn, không đảm bảo an toàn và ảnh hưởng trực tiếp đến công ty.

Đánh dấu thùng hồ sơ

Việc đánh giấu thùng hồ sơ khá quan trọng để tránh nhầm lẫn, cũng như tiết kiệm được thời gian sắp xếp lại bên văn phòng mới. Sau khi đóng gói xong bạn nên chuẩn bị sẵn bút dạ, băng dính, giấy trắng để đánh dấu từng thùng đựng hồ sơ và dán vào mặt ngoài của thùng. Nên ghi chú cẩn thận, tên, loại hồ sơ, hồ sơ nào cần thiết, hồ sơ nào không dùng đến, hồ sơ nào quan trọng. Việc ghi chú giúp bạn giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng thùng hồ sơ chuyển đi, nắm được hồ sơ nào nằm ở vị trí nào. Khi chuyển đến văn phòng mới thì việc sắp xếp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thì gian để làm công việc khác.

Nếu công ty bạn sắp chuyển văn phòng mà những công việc trên còn chưa biết làm thế nào. Hãy liên hệ với chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn tất tần tật về quá trình chuyển văn phòng cũng như đóng gói tài liệu. Chuyển văn phòng Kiến Vàng sẽ cung cấp cho bạn các dụng cụ đồ dùng thích hợp để đóng gói tài liệu khi chuyển văn phòng.